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二次会幹事の「人選」 アドバイス

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二次会のスナップ撮影をさせていただいていると、時々、こんなことが起きます。

「幹事さんが遅刻する」「パーティ開始時刻になっても、幹事さんが到着しないので、受付もできない」

これ、けっこう多いんです。

というのも、普通、二次会の開催時刻の設定というのは、「披露宴が予定通りの時間に終わったあと、披露宴に出席していた幹事さんたちが、披露宴会場から、二次会会場にまっすぐ向かった場合にちょうどいい時刻に、幹事到着時刻を設定し、その30分あとに、受付を開始し、その30分後に、二次会パーティが開始される」というふうになっています。

でも、実際の披露宴って、「30分延長になる」なんてのはしょっちゅうです。「1時間延長」も珍しくありません。
さて、もし、1時間延長になると、二次会のタイムスケジュールはガタガタになります。

二次会の受付開始時刻を過ぎているのに、二次会の幹事さんが誰一人来ない。
二次会だけ参加するお客様がすでに何名かいらっしゃっているのに、受付もできないため、会場の中に入れない。
ドリンクが飲める時間になっているのに、受付が済んでいないから飲めない。

こういうケースがけっこうあるんです。

私たちスナップカメラマンは、新郎新婦の携帯の番号は知っていますが、幹事さんの携帯までは知りません。二次会の会場となるレストランも、申込者は新郎新婦なので、やはり、幹事さんの電話はわかりません。
かといって、新郎新婦に電話をかけても、披露宴が延長になっている場合は、新郎新婦は出ることができません。
このため、何も事情がわからず、「何してるんだろう?」ってことになり、二次会の会場側も困ってしまいます。

そこで、当事務所からアドバイスがあります。

1「二次会の幹事さんの人選の際、全員が、披露宴に出席しているのは避ける。最低でも1名は、披露宴に出席しない人を幹事にする」
・・・・幹事というのはとても仲の良い親友に頼むのが普通なので、幹事さんは全員披露宴にも出席することが多いのですが、そこをあえて、1~2名は、披露宴に出席しない人を選んでおくといいです。そうすれば、披露宴が延長になっても、定刻に二次会会場に行くことができます。(これが不可能な場合は、あらかじめ幹事さんたちに、新郎新婦から、「披露宴が延長になって、二次会に支障が置きそうな場合は、悪いけど、披露宴の途中で中座して、二次会会場に向かって欲しい」とお願いしておくといいです)

2「二次会の会場を予約する際に、二次会会場側に、披露宴を行なう式場の名称と電話番号と担当者の名前を教えておく」・・・こうすれば、「幹事さんがなかなかこないなあ、どうしたんだろう」と会場のスタッフが心配した際に、「結婚式場に電話をして聞いてみよう」ということになり、「ああ、披露宴が1時間も延長になっちゃったのか?じゃあ、それにあわせてこっちも対応しないと」と、準備をすることができます。

上記アドバイス、ぜひ有効に使ってください。

なお、私の経験で、一番遅れた例は。

披露宴が二時間延長になったらしく、二次会会場側にはまったく連絡がなく、二次会の開始時刻を1時間過ぎてから幹事が到着。披露宴と二次会の両方に出席するゲストも、いっしょに到着。
(二次会のみ出席するゲストは当然時間通りに来ている。二次会会場側の配慮で、中に入ってもらい、ドリンクと料理はいただいている)
その1時間後に新郎新婦が到着。この時刻は本来、二次会終了時刻にあたるため、新郎新婦到着と同時に二次会は終了・・・・というのはあまりにもつらいため、二次会会場の経営者の配慮で、「30分だけ延長」ということにしてもらい、短い間だか、二次会を開催。
というのがありました。「30分延長」ということでしたが、皆さん、話し足りないため、お見送りに異常に長時間かかり、会場側としては、「1時間以上延長した」ということになりました。普通、こういうところで、1時間延長すると、10万円くらいお金をとられますが、今回は、無料だったらしいです。
でも、この延長で、私は終電を逃してしまい、その日は、(というか、翌日になってしまっていたけど)ビジネスホテルに急遽泊まることになり、大損でした。





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